近年全球各地逐步迈向信息时代，电讯行业跨进了一个前所未有的高速发展时期，尤其是移动通讯更是日新月异。由于业务种类和数量的迅猛发展，各种原始资料文档，如客户基本资料、移动电话、网络申请单据、业务种类增加或变更书以及其他业务文档等数量成几何级数增长；另一方面，来自营业前台对原始资料的查询工作和在整个系统内部的调用、管理、应用工作也越来越多，对原始资料文档的管理应用提出了更高的要求。
传统管理方式弊端：
1、大量以纸张形式保存的文件，包括客户基本资料、移动电话、网络申请单据、业务种类增加或变更书以及其他业务文档等，每天会不断产生大量新的文档资料需要进行分类、整理、立卷、归档、查询等管理操作，工作强度大。
2、文件档案调阅困难，难以对公司各层次人员及客户的查阅作出及时的响应，方法落后，难以与国际接轨，无法适应公司业务的不断发展。
3、档案库房“纸满为患”并且随着文档数量的大幅度增加，必须寻找更多的库房存储，仓储费用及管理费用大幅增加。
4、原始档案调阅频繁而且缺乏安全备份，极易发生原始件的丢失及损坏；对企业的利益造成隐患。
5、纸张文件容易受潮、霉变（特别是潮湿地区）、水灾、火灾、虫咬、人为的污损、丢失保存难以做到毫发无损，造成不必要的损失。
6、档案资料没有数字化，不便于信息的共享，不能在现代电子网络上传输，无法满足办公现代化要求，更不能适应“电子商务时代”的需要。
运用数码扫描仪的新型管理方式：
数码扫描仪采用先进的数码成像技术，高效、快捷的扫描录入每天不断产生的大量新文档资料，同时为用户提供更为便捷的方式进行分类、整理、立卷、归档、查询等日常管理，成功的解决电讯行业文档工作强度大，调阅困难的问题，对公司各层次人员及客户的查阅作出及时的响应，推进了电讯行业业务的不断发展。为电讯行业档案管理的信息化、信息的共享以及实现现代的电子网络传输做出了贡献，更是顺应了“电子商务时代”的需求。
1、降低成本：采用电脑虚拟空间或刻录光盘作为存储介质，节省大量存储空间，有效降低企业运营成本。
2、保护原件：与传统的手工翻阅比较，无纸化的文档管理可以将对重要文件的损害降到最低限度，有利于文档原件的长久保存。
3、文档的真实再现：通过数码扫描仪拍摄而成的电子文档，真实反映文档原貌。同时电子影像不受使用和复制次数的影响，能始终保持高清晰度，这是传统纸张文件无法相比的。
4、长久保存：电子文档或光盘的保存条件要求比纸张低得多，保存期限较长；无论时间长短，仍能保持高品质。