税收是国家取得财政收入的主要来源，是保证国家社会管理职能的行使和国家机器的正常运转的物质基础。随着我国经济建设的蓬勃发展，改革开放的不断深入，国家税收工作也在不断的自我完善以适应社会主义市场经济不断发展的要求。随之产生的大量的税务申报档案、票据档案、文书档案和会计档案的管理已成为日常工作中至关重要的环节。例如个纳税户每月需定时向税务机关上报本月的经营情况、各种税的缴纳情况、发票的使用情况以及各类有关报表和文件。这些报表和文件就形成了税务工作中所称流动档案。以平均每个纳税户每月上交8张档案资料的标准来计算，一万个纳税户一个月就会产生流动档案10万份！
如此庞大的档案量，还占用了税务机关大量办公场地。随着经济的发展，纳税户的增多，现有档案保管场地将很快满足不了需要。
传统管理方式弊端：
1、庞大的档案量，给税务机关的工作带来了沉重的负担。税务工作者在每月繁重的征收工作结束后，还需要花大量的时间和精力去整理税务档案，每到年底，又需要将大量的档案资料重新整理装订，耗费大量人力物力。
2、税务员被繁琐的行政工作缠绕，占用大量工作时间，没有足够时间投入到税收征管检查工作中去，造成人力资源的浪费。
3、管理成本高。面对大量积存的纸张文档，库房日益爆满。采用传统的处理方式，与文档保存、管理相关的劳动成本、仓储成本不断增加。
4、纸张文件容易受潮、霉变（特别是潮湿地区）、水灾、火灾、虫咬、人为的污损、丢失，对税务的核查工作及保障纳税企业的利益造成隐患。
5、纸质档案文件不能通过网络传输，文档共享难，工作效率低，不能实现办公自动化，更不能满足“政府网络政务工程”的发展需要。
运用数码扫描仪的新型管理方式：
数码扫描仪针对税务行业庞大的档案量，利用图文信息化、数码化技术给税务档案的查询提供了极大的便利。更使得税务局企业注册、变更、注销、年检资料，税务申报表等文档的影像录入、调出、存档变得极为方便。
1、信息高速采集：快速扫描企业提交的税务申报档案、票据档案、文书档案和会计档案等文件资料，形成电子文档。
2、节省存储空间：利用电脑虚拟空间或者一张光盘即可存放多个文件柜的档案，有效节省几百平方米的档案室。
3、档案安全备份。与传统的手工翻阅比较，用无纸化档案管理可以将对重要文件的损害降低到最低限度，满足长期保存要求需要。
4、电子数据库即时查询信息。建立电子数据库，实现信息共享；同时可以形成网络政务查询系统，供企业查询相关信息。