档案室是国家档案事业系统中的基层组织，是档案馆工作的基础。档案室保存的档案，不仅对本单位的工作、生产和科研有现实查考价值，其中具有长久保存价值的部分更是国家的档案财富，具有历史文化价值。因此，档案室具有为国家档案馆积累和输送档案文化财富的性能，其移交档案的完整程度、价值的高低、整理质量、保管状况等等，都会直接影响到档案馆的馆藏质量。档案室运作的标准程度牵制着国家档案事业的发展，追根索源，档案录入与保存这个初始步骤成为关键。过往，档案室对数量庞大、介质多样的各类资料收集的过程中会遇到种种阻碍，以致很多珍贵资料无法记录在案造成损失。
传统管理方式弊端：
1、传统的扫描方式无法处理某些特殊材质资料，如大部头书籍、残缺文献、立体实物、幅面较大的图纸、报纸等。
2、已经归档或上交国家档案馆的资料无法再次检索调阅，形成无法避免的资料丢失。
3、纸质档案容易受潮、霉变（特别是潮湿地区）、水灾、火灾、虫咬、人为的污损、丢失保存难以做到毫发无损，造成不必要的损失。
4、纸质档案以及实物档案难以在网络上建立信息库，无法进行各层级档案室之间信息交流，不能适应“电子政务时代”的需要。
运用数码扫描仪的新型管理方式：
采用数码扫描仪能有效解决档案室对资料录入的特殊需求。将实物资料转化成电子文案存放记录，确保重要而特殊的资料能“历久常新”，不会因频繁使用而损害档案的完整性，对档案的开发利用非常有利。数码扫描仪有效协助各层级档案室拓宽档案的收集范围、解决以往档案难整理难保管的问题、推进信息化建设等效果显而易见，助力档案室达到规范化、标准化的要求，为国家档案事业的发展打下良好的基础。
1、高速扫描各种介质的资料：运用专业的光学镜头采集影像，达成1秒迅速成像；非直接接触方式扫描的它更能实现任何立体实物的扫描录入需求。
2、将所有档案扫描并保存为电子文档，即时将原始档案上交国家档案局也可以调阅电子档案，最大程度地避免各种珍贵历史档案的流失。
3、建立电子档案数据库，实现各层级档案室之间信息交流，推进档案室信息化建设，快速向“电子政务时代”迈进。