工商行政管理局是政府主管市场监督管理和行政执法的职能部门，主管工商企业和从事生产经营活动的事业单位、社会团体、公民个人的登记注册工作。特别是近几年，随着我国社会主义市场经济的逐步完善，市场经济活动空前活跃，每年注册、歇业、变更的企业越来越多，对企业档案的管理已经成为工商日常工作的一个重要组成部分。随着工商单位机构改革、人员精简，与之相对应的是档案数量的增加；库存档案少则几百卷、多则几千卷上万卷。人少了，而工作量在增加，如果不采用先进的文档管理方式、提高工作效率，就无法完成对企业工商档案完善的管理；
传统管理方式弊端：
1、工商企业数据库只能提供“企业名称”、“法人代表”等打印在营业执照上的简单信息，远远不能满足各界对企业档案信息更有深度和广度的需要。
2、大量的企业档案信息仍然存在于各式各样的纸张文件中。
3、档案移交问题：档案保存一定年限后要移交档案馆，而移交前档案的整理和各种目录准备工作也比较烦琐，档案移交后查档就更加不便。
4、档案存储空间不足：在我们接触的客户中就有档案量很大，库房不足，但档案又不能销毁的情况。解决日益增长的档案数量与储存空间不足的问题已经非常迫切。
5、档案文件安全性问题：每份档案都是重要的原始资料，特别是对于比较陈旧的资料，其历史价值更大，但是每次调阅对原件均会造成一定的损害，如果遇上不利环境因素或人为破坏因素，将造成无法挽回的损失。
运用数码扫描仪的新型管理方式：
数码扫描仪以高效的文档录入与有序的分类管理，成功达成工商行政管理局工商档案完善管理的目标，有效提高工作的效率，更好的发挥档案资料的作用以提高服务质量。
1、信息高速采集：快速扫描企业提交的企业名称预先核准申请书、工商登记证、年审等文件资料，形成电子文档。
2、档案资料快速查找：将企业提交的档案文件转化为电子文档存储于电脑中或刻录到光盘里，实现资料随时查找调阅，方便快捷效率大大提升。
3、解决档案文件安全性问题：已经备份的电子档案，可以多次读取而且不用接触原件，可以充分保证原件安全性，即使发生自然环境灾害也能保证档案信息不损毁、不丢失。
4、符合办公自动化系统的要求：将传统纸张档案经数码扫描仪转化为电子影像之后，可以建立电子数据库进行网上调阅，达到信息共享以及办公自动化的要求。