近年来，中国保险业正在发生着飞跃式的发展，业务迅速拓展的同时，竞争不断加剧。保险用户数据量急剧增加，保险公司每时每刻都要围绕着大量的信息进行业务处理：包括保单业务数据统计表、各种客户资料、申请单、保单等等。保险公司的业务基本都需要基于这些纸张的文档资料来进行处理。大部分保险公司现有的业务系统只是一个记录系统，记录下业务处理的数据、文档状态、审批状态、保额、年期等数据。真正要处理和存档的业务资料，还是以手工的方式来进行传递和保管。
传统管理方式弊端：
1、传统手工管理方式，大量的纸张文件，复印、查阅、入库耗费大量人力物力，工作效率难以提高。
2、面对大量积存的纸张文档，库房纸满为患。采用传统的处理方式，与文档保存、仓储成本时刻递增。
3、传统纸质文档保存过程中容易受潮、霉变（特别是潮湿地区）、水灾、火灾、虫咬、人为的污损、丢失，对企业的利益造成隐患。
4、纸质文件不能通过网络传输，文档共享难，工作效率低，不能实现办公自动化，更不能满足企业内部数据共享的需求。
运用数码扫描仪的新型管理方式：
以数码扫描仪为硬件基础的电子影像处理系统开启保险行业管理模式新的一页，引领整个保险业的改革和进步。数码扫描仪系统由单证影像系统、影像工作流系统、档案管理系统、综合内容管理系统、单证打印系统等组成，可以满足保险单证在承保、核保、理赔、保全、续期等业务流程中的资料扫描、单证流转、任务处理和保单打印等功能需求,使原始单证的管理融合到保险公司的日常业务流程中。数码扫描仪可为保险行业提供了文档数据图文化、信息化全套解决方案，对客户证件及签单、保单、索赔单等文件的电子化存档、检索提供了极大的便利；实现了高效、快速的服务好客户的宗旨。
1、录入速度快，内容清晰准确。面对每天大量业务文件，数码扫描仪平均一秒一页的扫描速度能在短时间内完成大量的信息采集，并且达到内容清晰准确的要求。
2、大量节省存储空间。电脑中一个文件夹可以存放一整个普通文件柜的档案，一个虚拟空间可以代替上百平方米的档案室。
3、档案安全备份。与传统的手工翻阅比较，用电子数据库的管理方式可以将频繁翻阅重要文件的损害降到最低限度，满足长期保存要求需要。
4、企业内部信息共享。建立企业电子数据库，企业内部各层级员工根据需求随时调阅，有效实现信息共享。